La Dirección de Habilitaciones del Municipio elaboró un informe en el que se dan a conocer los resultados de la incorporación de Expediente Electrónico y reingeniería de proceso.

De acuerdo a datos proporcionados en el presente documento, se destaca la reducción de los tiempos de gestión.

En cuanto a los antecedentes, se explica que, en mayo de 2021, la Dirección de Habilitaciones Municipal a cargo de la Dra. Maria Celia Alem, con el acompañamiento de otras áreas del Municipio y el apoyo técnico de la Dirección de Modernización Administrativa, inició la digitalización del trámite de Habilitación Simple. Esto implicó la incorporación de un sistema de tramitación, como es el Gestor Documental Electrónico (GDE) y con ello la implementación de Expediente Electrónico (EE) en el área.

Mediante esta herramienta se buscó iniciar con un proceso escalonado de digitalización de la totalidad de los trámites que se realizaban en el sector. Paulatinamente, se incorporaron todos los trámites de inicio de expediente como tramitación electrónica. Es decir que toda solicitud de habilitación inicial se tramitó a través de los EE. Con la incorporación del sistema se logró la reducción de los tiempos de gestión.

En este contexto, en julio de 2022 se incorporó el trámite de renovación de habilitación y ceses de habilitaciones. En este caso se tomaron los expedientes físicos que tenían habilitaciones vigentes y se le dio curso a la renovación, solicitada por las/los ciudadanos, de manera electrónica. Un mes después se incorporaron las solicitudes de autorización de eventos privados. Para ello se dialogó con los representantes del sector y entre los diferentes actores intervinientes en el trámite, se realizó una reingeniería de procesos.

El objetivo inicial de esta acción fue optimizar el proceso de gestión de trámite y brindar mayor eficiencia a las personas solicitantes de cada autorización. Al día de la fecha, el área se encuentra digitalizada en su totalidad.

Respecto de la cantidad de Expedientes Electrónicos generados entre mayo de 2021 y diciembre de 2022, se informa que el número total es de 1371. De la totalidad de expedientes generados, un 77% se ha resuelto, y está cerrado, mientras que un 22,9% corresponde a expedientes electrónicos que aún se encuentran en tramitación. Cabe aclarar que la resolución y cierre de un expediente, un alto porcentaje depende de la respuesta de los externos/ciudadanos – ciudadanas, en cumplimiento a las exigencias referidas a seguridad o de otra índole, solicitadas por el Municipio.

Sobre los tiempos de gestión

Se analiza como tiempo de gestión al tiempo promedio que demora un EE desde que se inicia hasta que se le da un cierre, una devolución al solicitante.

La tramitación de un EE de habilitación municipal dependerá del tipo de trámite que deba realizarse. Cada Dirección que interviene en el mismo, retiene el expediente una cantidad de días promedio, el cual está determinado por el tiempo que le lleve realizar las gestiones pertinentes.

Al respecto, según el informe, se ha podido observar un marcado descenso en la cantidad de días de demora de trámites gestionados en papel, un promedio de 104 días, reducidos a 30 días promedio en su tramitación electrónica.

Cabe resaltar que la mayoría de los expedientes se resuelven  en un máximo de 10 días, sin embargo, el promedio general de la totalidad de expedientes generados en el mes, devuelve el resultado antes presentado.